«Примерно половина офисов окажется ненужной в 2021 году»

Группа «БестЪ», полностью сдав новый коворкинг AVENUE-PAGE (примерно 480 рабочих мест в мини-офисах), получила запрос ещё на 400. Внезапно возникший спрос пока нечем удовлетворить. Как и другие инвесторы и управляющие, мы пытаемся понять, с какой скоростью будет меняться рынок. А точнее – сколько ещё арендаторов дозреют до переезда в современные рабочие пространства, а сколько останутся на месте.

То, что почти половина офисных площадей в мире используется не слишком рационально, было ясно ещё до всякой пандемии – есть международные исследования. Просто в 2020 году проблема стала совсем наглядной.

Сейчас руководители пребывают в разной степени тревожности, глядя на опустевший офис и получая счета за аренду, клининг и другие мелочи офисной жизни. Все пытаются подсчитать: сколько сотрудников придётся вывести в офис уже весной, а сколько было бы лучше навсегда оставить на «удалёнке». Компании анализируют структуру расходов на организацию рабочих мест. Собственники и управляющие бизнес-центров прикидывают в уме, сколько арендаторов полностью или частично освободят офисы в ближайшее время.

Пока оценки сводятся к тому, что в большинстве компаний две трети сотрудников будут работать по гибкому графику: в офисе 2–2,5 дня в неделю, остальное время – дома или в коворкинге рядом с ним. Кто-то полностью перейдёт на «дистант», и только руководители, юристы и бухгалтерия будут по-прежнему находиться на рабочем месте пять дней в неделю.

И это значит, что примерно половина офисов окажется ненужной уже в текущем 2021 году. Хотя вряд ли арендаторы окажутся готовы покинуть насиженные места.

Потому что, во-первых, переезжать пока просто некуда. В Петербурге сетевые коворкинги, сопоставимые по качеству с офисами класса А или В+, уже заняты на 95–98%. Во-вторых, внезапный отказ от офиса тоже чреват издержками. В-третьих, для некоторых фирм сокращение затрат на офис возможно только параллельно с увеличением затрат на безопасность данных.

Тем не менее 45–60% компаний задумываются о более компактной рассадке и о переходе – в том или ином виде – на систему гибких рабочих мест. Что можно сделать, если переехать не получается, а сокращать затраты на офис всё-таки надо?

Начинать всегда стоит с ревизии штата и помещений. Подсчитать, сколько квадратных метров у вас отведено на организацию одного места, сколько из них занято, а сколько временно или постоянно пустует, какую площадь занимают переговорные комнаты и какой процент рабочего времени они используются. Зная размер арендной ставки и общую сумму дополнительных расходов на содержание офиса (зарплата администратора, связь и интернет, клининг, расходные материалы, сервис офисной техники), нетрудно посчитать, во что обходится содержание каждого рабочего места в месяц и в год.

Остаётся понять, насколько такой офис соответствует реальным бизнес-процессам, ранжировать всех сотрудников по степени потребности в рабочих местах, качеству и географии этих мест. Вам станет понятно, от какого количества рабочих мест можно отказаться ради снижения издержек. Критический взгляд на планировку офиса поможет осознать, как обеспечить компактную рассадку, не жертвуя комфортом и оставив за собой некоторую свободу манёвра.

Общий тренд сегодня таков: компании не закрепляют за каждым работником отдельного места. Люди используют рабочие места и переговорные по графику. Для проектных команд компании арендуют переговорные и конференц-залы ровно на то время, которое требуется для интенсивной групповой работы. То есть в офис внедряется та самая модель flexible-пространства, которая используется в коворкингах.  Есть и другие способы гибко адаптировать помещение под разные задачи – например, activity-based working c возможностью быстрой перепланировки.

Остаётся вопрос, что делать с освободившейся площадью, если по условиям договора от неё невозможно отказаться совсем.

Если нет возможности переехать в коворкинг, стоит задуматься о том, чтобы открыть коворкинг у себя, разделив расходы на офис с будущими резидентами. Если в вашем распоряжении площади класса А или В+, это не потребует больших затрат, но может оказаться заметно выгоднее, чем простая пересдача офиса в субаренду в одни руки.

Такой путь, кстати, тоже не заказан. Если договор с собственником бизнес-центра позволяет, а помещение крупное и создаёт необходимый эффект масштаба, можно привлечь на субаренду сетевого оператора. Он откроет коворкинг под собственным брендом. Если освобождается площадь скромнее, можно переделать офис в коворкинг built-to-suit, нарезать излишки на рабочие станции и сдавать их вместе с услугами администратора, чаем/кофе и принтером.

Есть и третий вариант – купить франшизу известного бренда и заняться новым бизнесом самостоятельно, но по готовым лекалам.

У каждого варианта свои преимущества и недостатки. Я бы предостерёг, пожалуй, только от одного: не стоит заходить в такой проект в одиночку и с нуля. Как всякий непрофильный бизнес, открытие коворкинга может отнять массу времени и сил, и не всегда с ожидаемым эффектом. 

Кроме того, я убеждён, что коворкинги no-name отживают своё. Платёжеспособные резиденты предпочитают снимать рабочие места под проверенным брендом. В арендном бизнесе акцент смещается с квадратных метров на сервисы, предоставляемые резидентам. Сервисы требуют определённых стандартов.

И наконец, самое важное. Коворкинг требует не столько дизайнерского пространства с администраторами и бесплатным кофе, сколько качественной IT-инфраструктуры. Этот бизнес, во-первых, требует современной бизнес-среды с плотной сетью деловых контактов. А во-вторых, он входит в стадию уберизации, которая позволяет резидентам видеть свободные места в разных локациях и бронировать их в удобных точках. Скоро смарт-пространство станет просто невозможным без хорошей IT-надстройки.

Главное – помнить, что обратной дороги нет. Офисы уже не станут прежними. И легко относиться к затратам на удержание офиса, неважно – в собственности или в аренде, больше не получится.